Solutions de Gestion / Réservation de salle

Aujourd’hui il est possible de gérer, réserver, sa salle de réunion à distance via des outils de messagerie, et calendrier, comme Google Calendar, Outlook, et autres serveurs de messagerie. Un écran tactile à l’entrée de la salle peut indiquer la disponibilité de la salle de réunion et bien d’autres informations.

La réservation de salle en entreprise

Dans les PME comme dans les grandes entreprises, les salles de réunion sont souvent soumises à une forte demande de réservation.

Encore aujourd’hui, gérer oralement, ou via un fichier informatique la réservation d’une salle de réunion peut générer un conflit.

Comment trouver rapidement une alternative face à une salle de réunion occupée ?

Comment améliorer la réservation de salle pour votre entreprise ?

Aujourd’hui la technologie permet la réservation d’une salle à partir d’un calendrier Outlook, Google Calendar ou Office365, Exchange...

Un plan des locaux de l’entreprise sur un écran vidéo peut être affiché pour notifier la disponibilité des salles de réunion.

Un détecteur de présence peut être associé aux équipements audiovisuels pour modifier automatiquement les disponibilités de vos salles de réunion.

L’avantage de ces solutions est l’analyse de la disponibilité de vos différentes salles de réunion qui peut fournir des données sur l’utilisation, la fréquence de réservation ainsi que les horaires les plus demandés des salles de réunion.

Comment sélectionner son créneau de réunion ?

Il existe plusieurs méthodes pour réserver une salle de réunion :

Méthode n°1 : Directement depuis son application de messagerie (Outlook Gmail…)

Lorsque vous planifiez une réunion avec vos collaborateurs, il vous suffit de sélectionner le lieu de la réunion, et la réservation se fera automatiquement, en fonction des disponibilités.

Méthode n°2 : Depuis des écrans tactiles à l’entrée des salles de réunion

En installant des écrans à l’entrée de vos salles de réunion, cela permet de sélectionner la salle, voir si elle est occupée ou libre, et réserver la salle en fonction de votre besoin. Les écrans de réservation de salle sont disponibles dans plusieurs tailles : de 5 pouces à 12 pouces.

Méthode n°3 : Via une application spécifique du fabricant.

Certains fabricants de solutions de réservation de salles proposent des applications qui vous permettent de gérer vos réservations de salles.

Installation de système de réservation de salles

L’installation de systèmes de réservation de salle dépend de la solution choisie. Si vous choisissez les écrans tactiles à l’entrée des salles de réunion, cela implique le paramétrage et la pose des écrans tactiles.

Si vous préférez une application spécifique, il faudra paramétrer tous les supports qui permettront d’utiliser l’application. Tout comme la méthode n°1, c’est uniquement le paramétrage des applications et des supports qui utiliseront le système de réservation de salles.

Ces 3 méthodes peuvent être couplées pour une expérience utilisateur optimisée : les rendez-vous et salles réservées depuis l’application peuvent être lues sur les écrans tactiles à l’entrée des salles de réunion.

Vous avez besoin d’un système de réservation de salle efficace ?

Nous disposons de multiples solutions pour la gestion et la réservation de salle de réunion. N’hésitez pas à nous contacter pour savoir laquelle sera la plus adaptée à vos besoins.

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