Aujourd’hui il est possible de gérer, réserver, sa salle de réunion à distance via des outils de messagerie, et calendrier,
comme Google Calendar, Outlook, et autres serveurs de messagerie.
Un écran tactile à l’entrée de la salle peut indiquer la disponibilité de la salle de réunion et bien d’autres informations.

Comment réserver une salle de réunion ?

Dans les PME comme dans les grandes entreprises, les salles de réunion sont souvent soumises à une forte demande de réservation.

Encore aujourd’hui, gérer oralement, ou via un fichier informatique la réservation d’une salle de réunion peut générer un conflit.

Comment trouver rapidement une alternative face à une salle de réunion occupée ?

Comment améliorer la réservation de salle pour votre entreprise ?

Aujourd’hui la technologie permet la réservation d’une salle à partir d’un calendrier Outlook, Google Calendar ou Office365, Exchange...

Un plan des locaux de l’entreprise sur un écran vidéo peut être affiché pour notifier la disponibilité des salles de réunion.

 

Un détecteur de présence peut être associé aux équipements audiovisuels pour modifier automatiquement les disponibilités de vos salles de réunion.

 

L’avantage de ces solutions est l’analyse de la disponibilité de vos différentes salles de réunion qui peut fournir des données sur l’utilisation, la fréquence de réservation ainsi que les horaires les plus demandés des salles de réunion.

 

 

Comment sélectionner son créneau de réunion ?

Plusieurs méthodes existent pour réserver une salle de réunion : 

 

Méthode n°1 : Pour sélectionner une salle de réunion, il suffit, via son application de messagerie, lors de la planification de sélectionner le lieu de la réunion.

 

Méthode n°2 : En cliquant sur les écrans tactiles disposés à l’entrée des salles de réunions. Ces écrans sont disponibles en plusieurs formats (de 5” à 12” ).

 

Méthode n°3 : Via une application spécifique du fabricant.